Většina českých firem dosud nevyužívá elektronický podpis

Ačkoli řada firem praktikuje hromadný home office a většinu agendy zvládá řešit vzdáleně, 53% z nich nadále podepisuje smlouvy fyzicky v kanceláři - vyplývá to z průzkumu společnosti Software602, kterého se od 20. do 22. 1. 2021 zúčastnilo 550 manažerů zodpovědných za firemní IT.

Elektronické podepisování smluv využívá 35% firem, každá dvacátá si pak nechává smlouvy zasílat kurýrem a podepisuje je ručně mimo kancelář. V jednotlivých krajích se situace mírně liší, ale pouze v Jihomoravském kraji je častějším způsobem elektronické podepisování smluv než fyzické v kanceláři.

Dokumenty si zaměstnanci nejčastěji zasílají e-mailem, v průzkumu to uvedlo 40% respondentů. Druhým nejčastějším způsobem předávání dokumentů je osobní vyzvednutí v kanceláři - uvádí 23% respondentů.

Z onlinových platforem využívaných k hromadným videokonferenčním hovorům české firmy nejčastěji řeší porady přes Skype (36 %) a Microsoft Teams (24 %). Víc než polovina firem tak spoléhá na řešení od společnosti Microsoft, která tyto dvě platformy provozuje.

Každá desátá společnost používá Google Meet, 6 % spoléhá na Zoom a necelé procento na Webex. Žebříček ale neplatí pro všechny kraje. V Praze, Královéhradeckém a Libereckém kraji a na Vysočině je nejvyužívanější komunikační platformou Microsoft Teams.

Při komunikaci s úřady české firmy nejčastěji sahají po datových schránkách (29%). V loňském roce se jejich prostřednictvím rozeslalo v České republice rekordních 112 milionů datových zpráv, vůbec nejvíc v historii Informačního systému datových schránek (ISDS).

Čtvrtina firem (25%) upřednostňovala telefonickou komunikaci s úřady a 28% využívalo e-maily. Pouze každá desátá firma (11%) vysílala své zástupce na úřady osobně. Klasickou poštu formou doporučených dopisů pak nevyužila ani 3% firem.

Za vůbec nejkomplikovanější agendu během home office považují IT manažeři českých firem komunikaci s úřady. Uvedla to víc než pětina z nich.

Shodně pro 18% respondentů pak považuje za největší problém během pandemie komunikaci s kolegy z firmy a podepisování dokumentů.

Takřka každá šestá firma (15%) považuje za největší výzvu současnosti interní oběh firemních dokumentů a pro 8% respondentů je zásadním problémem zajištění jejich archivace.

"Přes všechny pozitivní dopady pandemie na urychlenou digitalizaci firem se ukazuje, že na některých záležitostech je třeba ještě zapracovat. Elektronické podepisování dokumentů je jedním ze základních předpokladů bezproblémového fungování společností v době pandemických opatření. Totéž se dá říct o elektronickém oběhu a archivaci dokumentů. Pokud se má home office vyrovnat práci v kanceláři, je třeba všem zaměstnancům zajistit přístup k potřebným dokumentům a vyřešit schvalovací procesy a podepisování tak, že nebude vůbec záležet na tom, kde se dotyčný nachází," říká Martin Vondrouš, expert společnosti Software602 na zavádění nových technologií.

Software602 v této souvislosti nabízí několik řešení, jak zajistit bezproblémové fungování firem bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci přítomní v kanceláři, či nikoli.

Signer - aplikace pro elektronický podpis s obsluhou datové schránky

Používáte datovou schránku a hledáte nástroj pro elektronické podpisy? Zjednodušte si elektronické podepisování a zasílání smluv a PDF dokumentů s aplikací Signer.

Pro živnostníky a školy, společnost vzhledem k dopadům pandemie, uvolnila aplikaci Singer v dubnu 2020 zcela zdarma.

Digitalizujte s cloudovou aplikací Sofa

Hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů pro elektronický podpis?

Potřebujete vyřešit schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office? Digitalizujte s cloudovou aplikací Sofa!

Dlouhodobá archivace s DocsMaster

Potřebujete se rychle dostat k archivním dokumentům na home office? Ať už jde o smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, s jejich dlouhodobou archivací vám pomůže DocsMaster.

Oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte.