Home office často přináší chaotický způsob nakládání s dokumenty

Z průzkumu, který pro Software602 realizovala agentura Instant Research vyplývá, že Češi během pandemie nejvíce ocenili home office a více volného času. Největším problémem byla práce s dokumenty, protože řada firem nemá vyřešen elektronický oběh dokumentů a jejich archivaci.

Jako největší pozitivum, které přinesly změny způsobené vládními opatřeními proti šíření koronaviru, respondenti průzkumu nejčastěji uváděli možnost práce mimo kancelář (13%) a přímo možnost práce na home office (25%). Více než třetina (34%) si pochvalovala, že měla víc volného času, než když museli denně dojíždět do zaměstnání.

Práci mimo kancelář často umožnila digitalizace interních procesů, zejména oběhu, schvalování a podepisování dokumentů. Takřka čtvrtina zaměstnanců středně velkých firem (24%) uvedla, že díky pandemii jejich firma urychlila přechod na elektronický oběh dokumentů.

Na chaotický způsob práce s dokumenty si stěžuje pětina respondentů průzkumu (20%). Čtyři z deseti dotázaných pocítili během pandemie menší efektivitu práce než před koronavirem.

Komplikace s podepisováním smluv a dalších dokumentů měla sedmina dotázaných (15%), dalších 13% pak zmínilo horší možnost kontroly práce během home office.

Desetina českých firem měla problém zajistit kybernetickou bezpečnost zaměstnancům, kteří pracovali z domova a často k tomu využívali vlastní zařízení a hůře zabezpečené internetové připojení.

Je zajímavé, že i tak velká změna, jakou přinesla vládní opatření proti šíření koronaviru, v mnohých firmách nezavdala příčinu k digitalizaci interních procesů, takže byly do značné míry závislé na práci z kanceláře. Nejčastěji respondenti uváděli obavu, zda by takové bezpapírové řešení oběhu dokumentů bylo dobře integrovatelné do jejich stávajících firemních systémů, že to bude příliš drahé a složité na pochopení.

Plná třetina firem přitom zároveň uváděla, že takové řešení by jim výrazně pomohlo s udržením pořádku ve firemních dokumentech a jejich lepší dostupností a čtvrtině by ulehčilo archivaci.

"Obava ze zavedení bezpapírového oběhu a nakládání s dokumenty je spíše psychologická a představuje strach ze změny. Firmy často uvádějí, že by takové řešení muselo zapadat do jejich fungujících systémů, mělo by být intuitivní a bez nutnosti zdlouhavých a opakovaných školení zaměstnanců. Nechtějí také, aby jeho nasazování výrazně zasáhlo do chodu firmy. Bezpapírový oběh a správa dokumentů by podle účastníků průzkumu měly mít také přívětivé uživatelské prostředí a neměly by vyžadovat časté úpravy a aktualizace. Hlavní výhodou má být přímý přístup k dokumentům online, zabezpečeně, s možností jejich úprav, schvalování a elektronického podepisování," říká Michal Vejvoda, Business Development Manager společnosti Software602.

Průzkumu agentury Instant Research pro společnost Software602 se ve dnech 19. - 24. 5. 2021 zúčastnilo 525 respondentů ze středně velkých firem s 50 až 499 zaměstnanci.

Sofa se postará o firemní dokumenty po celý jejich životní cyklus

Právě tyto možnosti nabízí aplikace Sofa od společnosti Software602, která zajišťuje elektronický oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž by bylo nutné používat tokeny a jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu.

Jejím prostřednictvím lze řešit nejen schvalování objednávek, faktur a smluv, ale také zaměstnaneckých žádostí o dovolenou, pracovní cestu, nemocenskou a dalších interních záležitostí. Sofa se postará o veškeré dokumenty po celou dobu jejich životnosti: od zavedení do systému po jejich archivaci a následnou skartaci.

Na začátku firma integruje všechny dokumenty, které do ní přichází, do jednoho prostředí aplikace, kde je lze jednoduše roztřídit, přiřadit odpovědným pracovníkům, nechat schválit a elektronicky podepsat a pak odeslat, případně je upravovat a následně bezpečně archivovat.

Sofa funguje i jako aplikace v prostředí Office 365, takže je předpřipravena pro ty společnosti, které využívají kancelářský software Office365. Do Sofy se pak přihlašují rovnou přes účet Office 365. Dokumenty pak lze upravovat, schvalovat a podepisovat z jakéhokoli zařízení třeba cestou na schůzku.

Sofa rovněž umožňuje jednoduchou správu datových schránek, takže veškeré dokumenty firma řeší v jednom prostředí a datové zprávy lze poté prostřednictvím Sofa archivovat bez potřeby zřizování datového trezoru.

Administrátorsky je Sofa velmi jednoduše spravovaná, jednotlivým uživatelům lze vzdáleně a okamžitě měnit práva přístupu k jednotlivým agendám a dokumentům, takže není třeba obávat se problémů, když některý zaměstnanec firmu opouští.

Veškerý archivovaný obsah Sofa splňuje požadavky evropského nařízení eIDAS a v případě, že se firma rozhodne aplikaci přestat používat, lze jej jednoduše vyexportovat do jiného prostředí.