Od poloviny roku 2012 dává legislativa jednoznačný návod, jak postupovat, aby bylo možné spoléhat na dlouhodobou právní účinnost elektronických dokumentů. V případě dlouhodobé archivace dokumentů však nejde jen o to, zda údajům sami věříme, ale zda jsou důvěryhodné pro další subjekty - auditory, obchodní partnery, investory, úřady.
Právní jistota archivovaného dokumentu
U papírových dokladů zakládá tuto důvěryhodnost a jistotu zpravidla přítomnost razítka, podpisu a případně notářské ověřovací doložky.
Obdobné požadavky platí také pro elektronické dokumenty, u nichž je třeba zajistit:
Tím je dáno, že nestačí technicky spolehlivé ukládání, ale je třeba pokrýt i formální a právní záležitosti. Jinak by se mohlo stát, že dokument sice bude správně zálohován, ale nebude použitelný v důkazním řízení.
I když je asi všeobecně známo, že k důvěryhodnému dokumentu musí být připojen elektronický podpis a časové razítko, řada technických detailů nebyla dosud jednoznačně určena.
Zákon definuje referenční formát
V polovině roku 2012 došlo k poměrně radikální změně. Je totiž jednoznačně stanoveno, které z možných technických řešení je správné a jak má postupovat ten, kdo chce mít jistotu, že úřady budou jeho elektronické dokumenty akceptovat. A pokud o ně bude dobře pečováno, vydrží v nezpochybnitelném stavu neomezeně dlouho.
Zmíněná změna přišla se společnou novelou zákona o elektronickém podpisu a zákona o spisové službě a archivnictví, která zavádí tzv. referenční formáty elektronického podpisu. Česká republika tak splnila povinnost vyplývající z rozhodnutí Evropské komise z eoku 2011.
Referenční normy vydal Evropský institut pro standardy v telekomunikacích a označují se zkratkami:
Jedná se o celé sady norem, z nich pro účely dlouhodobé archivace jsou rozhodující verze LTV (Long Term Validation) nebo A (Archival).
Normy vycházejí z principu, že veškeré informace potřebné pro rozhodnutí o pravosti dokumentu jsou k němu připojeny. Dokument neodkazuje na žádné vnější zdroje a tudíž ani žádná vnější událost nemůže vést k jeho zpochybnění.
Rozhodující je dokument
Zavedení referenčních norem vyvolává logickou otázku, jak jsou na tom ti, kdo elektronické dokumenty archivují v úložištích založených na speciálním zabezpečeném hardware nebo jeho softwarové obdobě. Odpověď je jednoduchá - rozhodující není, v jakém úložišti je dokument uložen. Rozhodující je, zda je k němu připojen elektronický podpis a časové razítko podle požadavků PAdES LTV (nebo obdobné normy CAdES a XAdES).
To neznamená, že by manažeři měli začít studovat detailní atributy dokumentů. Je však důležité mít k dispozici nástroj na automatické provádění kontroly, zda dokument odpovídá požadavkům normy.
Dlouhodobá čitelnost dokumentu pak není zajištěna zákonem, ale normami ISO, které definují speciální typ PDF určený pro dlouhodobou archivaci - PDF/A-1, PDF/A-2 a PDF/A-3.
Software602 pro vytváření dokladů podle norem ve stávajících systémech
Společnost Software602 se nástrojům pro práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty věnuje už řadu let. Jako první česká firma prověřila své produkty v testech organizovaných ETSI.
Software602 poskytuje mimo jiné veškeré nástroje potřebné k rozšíření stávajících informačních systémů o funkce vytváření dokumentů ve formátu zajišťujícím dlouhodobou čitelnost (dává na výběr ze všech tří verzí PDF/A definovaných ISO normami), ověřování autenticity dokumentů, přípravu na dlouhodobou archivaci a nutnou péči o archivované dokumenty.
Jedná se o sadu nástrojů a služeb, které se vzájemně doplňují. Některé jsou integrovány přímo do informačního systému. Jiné jsou provozovány z cloudu a propojeny se 150 akreditovanými certifikačními autoritami, od nichž získávají informace potřebné pro ověření pravosti, metadata pro připojení k dokumentům a kvalifikovaná časová razítka.
Veškeré úkony s dokumentem jsou prováděny přímo v informačním systému, takže ani potenciálně nehrozí narušení bezpečnosti.
Článek ze dne 8. října 2012 - pondělí
Zaručená identifikace s BankID pro elektronický podpis v aplikaci Sofa
Využití digitalizace firemních procesů v jednotlivých oborech
Home office často přináší chaotický způsob nakládání s dokumenty
Většina českých firem dosud nevyužívá elektronický podpis
Pandemie výrazně zrychlila používání datových schránek
Využití datových schránek v Česku rychle roste
Home office jako bezpapírová kancelář
Datová schránka jako dobrý pomocník pro školy v době pandemie
Nová služba pro ověřování platnosti PSD2 certifikátů v bankovnictví
Elektronický podpis pro školy a OSVČ zdarma
Elektronická komunikace s úřady v době karantény
eIDAS služby neomezeně a výhodně formou paušálu
Souhlas MV s poskytováním služeb SecuSign a SecuSeal
Chytré formuláře a workflow pro každou moderní kancelář
Bezpapírová řešení pro kancelář šetří čas i peníze uživatelů
Využijete elektronický podpis naplno s aplikací Signer
Software602 Form Signer pro Vlastní dynamické aplikace
Nová verze Print2PDF X serveru Software602
Archivace důvěryhodných elektronických dokumentů v datových centrech
Konverze daňových dokladů a dlouhodobá archivace digitálních dokumentů
Odborné semináře na téma digitalizace a archivace dokumentů
Form Signer: nástroj pro elektronický podpis v mobilu
Dlouhodobá archivace podle norem EK s přispěním Software602
Spolehlivé dokumenty v nespolehlivé budoucnosti
Dlouhodobá archivace ve firemním IS
Dlouhodobá archivace krok za krokem
Dlouhodobá archivace za korunu
Elektronický archiv dokumentů podle norem
Elektronická archivace dokumentů podle norem PAdES, CAdES a XAdES
Zásady dlouhodobé archivace elektronických originálů v publikaci Software602
Jak na autentické dokumenty s neomezenou dobou platnosti ověřitelnosti
Elektronizace interních procesů a formuláře životních situací do dalších měst
Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů podle norem PAdES a CAdES
Nejlepší tiskový inzerát Evropy má Software602
SecuStamp vítězem soutěže IT Projekt roku 2011
Výpis z evidence pro daňové účely online