logo Software602 a.s.

Bezpapírová řešení pro kancelář šetří čas i peníze uživatelů

Firmy vedle ekologického aspektu zajímají i otázky, jak se zbavit nadužívání kancelářského papíru, včetně jeho vlivu na provozní náklady a čas strávený papírováním - přitom pouze pětina faktur v České republice se vyřizuje elektronicky.

Elektronická výměna obchodních dokumentů je mnohem rychlejší a přehlednější, umožňuje okamžitou archivaci dokladů a ani elektronické podepisování či pečetění s časovým razítkem už dnes není vůbec žádný problém.

To samé platí i o vnitřní komunikaci firem a organizací. Přechod na bezpapírové řešení se sice může jevit jako složitý, ale firma, která nahradí staré procesy elektronizací, se už zpravidla nechce vracet zpět.

"DMS systém pro správu dokumentů například umožňuje evidovat, sdílet a spravovat dokumenty už od jejich vzniku přes schválení po distribuci v rámci firmy. To vše lze provádět i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu. Prakticky všechny obchodní a úřední dokumenty vznikají elektronicky. Tak proč je elektronicky rovnou nepodepisovat a razítkovat? Naše řešení umožňuje vytvářet elektronické dokumenty s právním účinkem, které odpovídají nárokům Evropské unie," říká Martin Vondrouš, expert pro nové technologie ze společnosti Software602.

Firemní dokumenty v elektronické podobě tak zůstávají stále pod kontrolou od jejich vzniku až po skartaci a manažer se k nim může dostat odkudkoli, například schvalovat a podepisovat dokumenty či procesy z dovolené.

Spisová služba zase umožňuje sdružování dokumentů do spisů, spravuje skartační plán, validaci a třídění příchozích dokumentů.

To vše včetně dlouhodobé archivace a napojení na systém datových schránek.

Komplexní řešení na klíč

Prostřednictvím datových schránek mohou firmy či organizace vyřizovat vše potřebné, aniž by musely dokumenty tisknout, fyzicky podepisovat, razítkovat a zasílat kurýrem nebo doporučeně poštou.

Čas strávený vyřizováním administrativy v podobě fyzických dokumentů a zasíláním poštovních zásilek pak mohou využít jinak a efektivněji.

Článek Software602 a.s. ze dne 13. listopadu 2019 - středa

Další články od Software602 a.s.