Archivace elektronické pošty s podporou fulltextového vyhledávání

Nově nasazené řešení GFI Archiver ve společnosti D.A.S. - poskytovatele právní ochrany, spolehlivě archivuje klíčovou komunikaci v oblasti elektronické pošty a zabezpečuje tak rtvale autentické a nezpochybnitelné podklady v rámci probíhajících soudních, správních nebo jiných řízení.

"Před GFI Archiver jsme e-maily uchovávali v zálohovaných PST souborech, ale zálohování nerovná se archivace - např. nemá smysl uchovávat zálohy 10 let zpětně. Specializovaný archivační nástroj, jako je GFI Archiver, je velkým pomocníkem zejména v případě potřeby rychlého nalezení konkrétního e-mailu. Díky fulltextovému vyhledávání dokážeme najít požadovaný e-mail např. podle datumu, čísla pojistné smlouvy nebo pojistné události takřka okamžitě, což je v našem podnikání velmi důležité," říká Stanislav Telipský, IT administrátor ve společnosti D.A.S.

S archivačním řešením má společnost D.A.S. jistotu, že veškerá elektronická pošta je uchována v GFI Archiver v té podobě, jak přišla či odešla z firmy. To poskytuje podporu zejména v případech, kdy se vyskytnou sporná stanoviska, a data z GFI Archiveru slouží jako důkaz o konkrétní komunikaci.

Další výhodou GFI Archiveru je možnost obnovy mailové schránky v případě, že uživatelé omylem smažou či přemístí poštu a následně ji nemohou nalézt.

Společnost D.A.S. je poskytovatelem pojištění právní ochrany soukromým osobám i podnikatelským subjektům ze všech odvětví. Na základě uzavřeného pojištění svým zákazníků poskytuje právní ochranu, od řešení pokut až po zastupování ve složitých soudních případech.

Pro společnost pracuje cca 130 zaměstnanců a přibližně 70 externích obchodníků, kteří využívají elektronickou poštu k intenzivní komunikaci se zákazníky.

Každé čtvrtletí aktuálně proteče firmou ve více než 300000 e-mailech cca 90 GB dat, celkem je archivováno 3 TB dat ve formě elektronické pošty.

Informace obsažené v těchto e-mailech jsou předmětem vyhledávání, když je např. v souvislosti s probíhajícími soudními spory potřeba dohledat přesné formulace i 10 let zpětně.

Společnost dříve archivovala své e-maily do PST souborů a využívala k tomuto účelu také zálohování.

GFI Archiver

GFI Archiver umožňuje snadné zabezpečení, ukládání a fulltextové vyhledávání elektronické komunikace. Řešení umožňuje archivovat a spravovat historii e-mailů, kalendářů a souborů na jednom místě a poskytuje snadný přístup jak v desktopových, tak v mobilních zařízeních.

Obrovské množství takto uložených informací umožňuje využít toto řešení také k celé řadě dalších aktivit včetně obnovy ztracených dat či posílení IT bezpečnosti.

Splňuje požadavky na shodu s předpisy, snižuje prostor na serveru, zlepšuje výkonnost elektronické pošty, snižuje náklady a mnoho dalšího.

Vedle Microsoft 365 dokáže GFI Archiver dokáže bezproblémově spolupracovat také s aplikacemi Microsoft Outlook, Google Apps a s e-mailovými servery Windows Server včetně platforem Hyper-V a VMware.

Další možnosti využití GFI Archiver: