Novinky ze světa CRM, DMS a ERP

Pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za druhé čtvrtletí 2022 - zaměřeno na efektivní a moderní správu dokumentů, výběr a implementace nejvhodnějšího ERP řešení a výhody adaptivního ERP v cloudu.

Adaptivní ERP v cloudu - hlavní výhody:

• Rozlišování podnikových procesů - s adaptivním řešením ERP má podnik možnost firemní procesy přizpůsobit, a může tak eliminovat nebo zautomatizovat některé kroky a přizpůsobit každou obrazovku individuálním potřebám uživatelů

• Daňový systém a lokalizace - adaptivní ERP systémy umožňují výrobcům používat jakékoliv podnikové procesy, které zainteresované strany potřebují v dané oblasti používat, bez nutnosti změn standardního kódu

• Načasování a dostupnost - globální dodavatelský řetězec představuje non-stop běžící proces. Proto by firemní adaptivní řešení ERP mělo běžet v cloudu, kde funguje non-stop

• Jazyková lokalizace - ERP řešení umožňuje každému uživateli zvolit si jazyk pro zobrazení jednotlivých obrazovek, informací a textu nápovědy, po přihlášení se tak vše zobrazuje v daném jazyce

• Přehledy - ERP systém musí být schopen vytvářet přehledy v reálném čase a ve formátu, který uživatelům nejlépe vyhovuje, adaptivní řešení ERP musí mít vestavěný nástroj pro tvorbu přehledů, který každému uživateli umožní vidět potřebná data ve vyhovujícím formátu

Výběr a implementace nejvhodnějšího ERP řešení

Implementace nebo migrace ERP systému může být obtížně představitelná pro firmy se zastaralými firemními procesy. Co pomůže implementaci nového systému? Nejdříve je důležité si stanovit organizační základy a to tím, že firma předem určí oblasti, ve kterých je potřeba změna.

Firma také potřebuje zavést procesy řízení změn, vyřešit obavy zaměstnanců prostřednictvím co největší transparentnosti školení a vyřešit další otázky řízení. Poté by firma měla zrevidovat své procesy.

Společnosti by měli použít nasazené řešení ERP nebo migraci jako důležitou součást svého úsilí o digitální transformaci. Organizace by také měly rozšířit vnitrofiremní brainstorming, aby zahrnoval nejen šéfy oddělení, ale také řadové koncové uživatele a případně i zákazníky nebo partnery.

Poté si firma musí uspořádat datové zdroje.

Firma by měla věnovat výběru dodavatele pečlivou pozornost. Společnosti by měly od dodavatelů požadovat konkrétní prezentaci toho, co je potřeba ke zlepšení firemních funkci i z hlediska nákladů a času, složitosti a školení.

Nelze opomenout ani plán do budoucnosti. Je důležité uvážit nejen samotný software, ale také jak snadné je pro koncové uživatele naučit se nové systémy a pracovat s nimi. Nelze opomenout ani integraci nového ERP s ostatními aplikacemi.

Efektivní a moderní správa dokumentů

Specializované řešení pro firemní správu dokumentů DMS a ECM má za úkol smysluplnou správu dokumentů v organizaci. Pod pojmem dokumenty lze zahrnout nejenom papírové dokumenty, ale také soubory v elektronické podobě jako jsou PDF soubory, e-maily, videa, audio soubory, výkresy nebo obrázky.

Každý dokument, který vstupuje do firmy má konkrétní životní cyklus daný přesnými aktivitami. Veškerá činnost týkající se každého typu dokumentu musí mít předem pevně nastavená pravidla a pracovníci musejí mít přidělená práva k jejich užívání.

Ideálně nastavený systém nepřetěžuje jednotlivé zaměstnance a současně jim dává dostatek informací i prostoru k vlastní práci.

Je dobré mít DMS nebo ECM systém od vzniku společnosti, aby se mohl nadále společně s růstem společnosti vyvíjet.

Systém by měl být vybírám podle typu dokumentů se kterými společnost reálně pracuje.

Součástí firemních řešení správy dokumentů je také podpora digitalizace dokumentů.

Systém také zaznamenává historii práce s dokumenty.

Článek Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s. ze dne pátek 15. července 2022

Další články od Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s.