Novinky ze světa CRM, DMS a ERP

Jak implementovat ERP ve firmě jak to vidí ERP dodavatelé? Asociace za lepší ICT řešení přináší pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů za třetí čtvrtletí roku 2020 z oblasti CRM, DMS a ERP.

Povaha systémů ERP se mění, protože podniky přecházejí z on-premise na cloud computing a shromažďují, ukládají a analyzují údaje z téměř všech aspektů svojí činnosti. Díky tomu se mění i lidské a ekonomické investice potřebné k podpoře těchto změn. Co se týče úspěšné implementace ERP, je nejdříve nutné sestavit schopný projektový tým.

Před jeho výběrem by si měl CIO nebo vedoucí IT oddělení udělat obrázek o fungování podniku a o schopnostech lidí, které má k dispozici. Měl by posoudit zda jsou schopni spolupracovat, řídit diskuzi, vyjednávat a odhadovat rizika. Dalším krokem je výběr klíčových členů týmu, jako je architekt celého řešení a vlastníků jednotlivých podnikových procesů.

Tito členové týmu by měli být schopni definovat požadavky na jednotlivé funkce systému, asistovat při jeho návrhu a testování, při správě změn a celkově řešit vše co je okolo implementace nutné. Tým je pak obvykle doplněn o výkonného vedoucího, projektové manažery, technické architekty a obchodní a technické analytiky. Nezbytné je získat podporu ostatních firemních oddělení.

Tým by měl být akceschopný, co nejmenší a měl by pokrýt všechny implementované oblasti. Implementační firemní tým by měl být motivovaný pro práci na projektu a také na jeho dokončení. Poté je nutné vybrat správného dodavatele ERP.

A jak čeští dodavatelé ERP vidí druhou polovinu roku 2020 co se týče samotných implementací? I přes obavy ze současné situace v době pandemie věří v opětovný nárůst poptávky a v to, že se trh pomalu začne vracet do běžného stavu.

Pokud má společnost finanční rezervy, je pro ni rozumné plánovat implementaci nového ERP systému právě v období, kdy není pod tak velkým tlakem odběratelů a její zaměstnanci nejsou non-stop zaměstnáni plněním objednávek. Dodavatelé nabízejí možnosti a funkcionality vyspělého ERP systému i menším společnostem. Někteří z nich otevřeli přístup do svých systémů na určitou dobu zdarma.

Pokračují také ve strategii digitalizace, automatizace procesů a inovací v oblasti cloudového ERP řešení a dalších cloudových aplikací. I když se některé segmenty trhu propadly, jiné naopak zvýšili svoji činnost a na takové se chtějí dodavatelé ERP zaměřit.

Proč se nyní zajímat o DMS systémy

Správa dokumentů ve firmě může výrazně ovlivnit efektivitu a chod firmy. Dokumentem je myšlen nejen klasický papírový dokument, ale také dokument v elektronické podobě bez ohledu na jeho formát. Dokumentem je i e-mail, zvukový nebo video záznam nebo technické výkresy. V okamžiku kdy se stejnými dokumenty pracuje více lidí, je nutné u takových dokumentů sledovat jejich historii vzniku a jejich upravené verze.

Proto, aby nedocházelo k opakovanému vytvoření stejného dokumentu, slouží systém DMS. Ten umožňuje efektivně spravovat a sdílet dokumenty a informace. Je to možné díky implementaci bezpečného centralizovaného úložiště. Nad tímto úložištěm běží aplikace DMS, která uživatelům nabízí širokou funkcionalitu a zároveň řídí přístup k dokumentům podle autorizačního konceptu.

Pro efektivní práci uživatelů je dobré připravit integrované pracovní prostředí. Toho lze dosáhnout například tím, že do aplikací, se kterými uživatelé denně pracují je zaintegrováno DMS. Díky tomu nemusí uživatel vystupovat z aplikace.

Také při komunikaci s dalšími subjekty a partnery se mohou při odesílání e-mailu připojit dokumenty z DMS a došlé dokumenty systém automaticky do DMS uloží.

Jaké jsou hlavní činnosti, které lze v DMS vykonávat? Patří sem metadaty řízené umístění dokumentu, správa verzí dokumentu a sledování historie. Další činností je flexibilita a automatizace v umístění dokumentů.

DMS nabízí i uživatelský komfort při práci s dokumenty a je ho možné integrovat s firemními interními a externími aplikacemi, jako je třeba CRM. Díky všem těmto funkcím lze vytvořit koncept bezpapírové kanceláře, který je v době probíhající pandemie příhodný.

Posílání e-mailů z CRM nebo e-shopu

V době, kdy se velká část obchodu přesunula na internet, závisí úspěšnost podnikatelů na úspěšnosti jejich online marketingu. Pokud firma odesílá e-maily z CRM nebo e-shopu, měla by nejdříve prověřit aktuálnost a kvalitu dat a také to, že má opravdu všechny odchozí zprávy podepsány pomocí DKIM a že všechny firemní servery jsou autorizované pomocí SPF.

Proč? E-mailový marketing je levný kanál propagace, který je vysoce účinný. Právě z těchto důvodů je také vysoce zneužívaný k šíření nevyžádaných obchodních sdělení (spamu).

Provozovatelé e-mailových schránek se spamem bojují například použitím takzvaných černých listin (black-list). Jde o seznamy IP adres a URL adres, které jsou známé šířením spamu, nekorektním technickým nastavením, případně jde o adresy, ze kterých by nikdy neměla přicházet pošta.

Typickým příkladem jsou tak např. dynamicky přidělované adresy pro ADSL připojení, internet od kabelové televize či IoT rozsahy. Stejně tak se na blacklistech vyskytují i služby a poskytovatelé služeb, kteří jsou v boji se spamem a zneužíváním internetu pasivní.

Dalším způsobem kterým se poštovní servery brání je metoda tzv. rate-limitů, neboli omezení rychlosti příjmu zpráv. IP adresám, které přijímací strana nezná, nedovolí poslat větší množství zpráv, a tím tak brání šíření spamu do schránek, které hostuje.

Proto je důležitá reputace, a to nejen reputace IP adresy. Aby bylo možné doručit požadované množství zpráv, přijímací strana musí odesílací straně důvěřovat. Proto je důležitá i reputace domény. Tu ovlivňuje autorizace zpráv, tzn. použití SPF, DKIM podpisu a DMARC pravidel.

To jsou klíčové faktory pro přiřazování reputace. Pokud tyto nejsou splněny, pak se musí přijímací server ke zprávám stavět jako k nedůvěryhodným.

Reputace domény bere v potaz obrovské množství faktorů od technického řešení odesílání, přes objem zasílaných zpráv, jejich frekvenci a obsah, až po interakce příjemců.

Článek Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s. ze dne úterý 6. října 2020

Další články od Asociace za lepší ICT řešení, o.p.s.