K2 Workflow pro automatizaci a správu firemních procesů

Neustále se vyvíjející oblastí IS K2 je Workflow, které umožňuje automatizaci a správu firemních procesů. Reflektuje tak současnou potřebu na trhu ERP systémů - propojení a sjednocení vrstvy provozní s vrstvou procesní a kontrolní.

"Definování a sledování procesů se stále více uplatňuje v provozních systémech z důvodu jejich jednoznačnosti, vynutitelnosti a kontrolovatelnosti. Uživatel si je schopen v K2 Workflow snadno zapracovat jednotlivé postupy (obecně navrhnutá schémata), které řídí aktuálně spouštěné procesy. Postupy navrhuje pomocí jednoduchého grafického editoru, jehož součástí jsou i popisy jednotlivých kroků, vlastnosti kroků či definice rolí. Nově je také možné hromadně přiřazovat uživatele do již existujících skupin či rolí", říká Pavel Motan, obchodní ředitel K2 atmitec s.r.o.

Součástí procesů vytvořených a definovaných v K2 Workflow je řada kontrolních prvků, jako například možnost kdykoliv nahlédnout na aktuální stav jednotlivých postupů zachycených v přehledném grafu nebo prostřednictvím vyhodnocovací sestavy sledovat jejich prodlení. Dalším efektivním kontrolním prvkem mohou být také Kroky na vědomí, kdy vybraní uživatelé dostanou okamžitě informaci o změně stavu (schválení, zamítnutí, doplnění atd.) sledovaného úkolu jiným uživatelem.

Samotné postupy a jejich pracovní kroky mají široké možnosti nastavení (priority, časové posloupnosti, omezení, připomínky, popisy atd.). Každý postup má svou hlavičku, která vyjadřuje druh postupu. Pro každou hlavičku postupu může existovat jedna nebo více verzí postupu, které na sebe časově navazují svou platností.

Díky tomuto tzv. verzování postupů je možné v nově vytvořené verzi provádět změny, vylepšovat ji, zpřesňovat či měnit pravidla, ale pro právě běžící procesy ve firmě stále používat platnou, dosud nezměněnou verzi stejné hlavičky postupu. Jakmile se nová verze postupu dostatečně odzkouší, ukončí se platnost předchozí platné verze postupu potvrzením této nové upravené verze, která se tak automaticky stane aktivní šablonou pro nově spouštěné firemní procesy.

"Pro rychlou orientaci mezi stavy postupů slouží jednoduché indikátory, které informují uživatele, zda je postup v návrhu, ladění, nepoužívaný, potvrzený atd. Mezi další výhody K2 Workflow patří spuštění ISO směrnic jako firemního procesu, monitorování a vyhodnocování splněných úkolů nebo definování zastupujících osob pro dané činnosti. Současným trendem je i definice postupů pro neekonomické činnosti, které pak vedou k jejich urychlení, nebo k zamyšlení se nad jejich smysluplností. Čím více se zkrátí a zefektivní neekonomické činnosti, tím více prostoru zbude na výdělečnou činnost, případně na aktivní odpočinek či relaxaci", dodává Pavel Motan.

Článek K2 atmitec s.r.o. ze dne pátek 27. dubna 2012

Další články od K2 atmitec s.r.o.