Nový workflow modul ERP systému FEIS

Workflow modul přináší transparentnost do procesu interního i externího objednávání a umožňuje uceleně mapovat a digitalizovat celý nákupní proces, ověřit dodavatele a automaticky ohlídat rozpočet. Jeho výhody lze využít i propojením s jinými ekonomickými systémy.

Pomocí nového schvalovacího modulu dokáže ERP FEIS realizovat schvalovací procesy pro různé typy dokladů. Navíc umožňuje automatickou kontrolu při čerpání finančních prostředků, podle schválených limitů. Díky němu se můžete rozloučit s papírovými žádankami a fakturami.

Podnikový ekonomický informační systém FEIS komplexně řeší daňovou a účetní agendu v mnoha typech organizací, od nemocnic, státních podniků až po banky a investiční společnosti.

ERP FEIS - hlavní výhody:

• Široké možnosti parametrizace a přizpůsobení obchodním procesům zákazníka
• Možnost souběžného účtování a vykazování dle dvou různých metodik
• Možnost zpracování agendy více podniků v jedné databazi
• Široké možnosti integrace s dalšími systémy a zdroji dat
• Podpora různých měn i národních prostředí
• Modulární struktura

"Firmy často bojují s tím, že jsou zavaleny stohy papírů, interní objednávání probíhá pomocí papírových žádanek, které kolují od jednoho schvalovatele k druhému, a zatoulaná či ztracená faktura není nic neobvyklého. Mít v takovém prostředí aktuální přehled o pohybu jednotlivých dokladů, docházejícím zboží na skladě nebo blížící se splatnosti dosud nezaevidované faktury je velmi obtížné. Nový workflow modul pro ERP FEIS zajistí, že každý doklad v procesu je okamžitě přidělen konkrétnímu člověku a všichni účastníci schvalovacího procesu mají seznam svých úkolů vždy pohromadě na jednom místě. O to vše se stará notifikační a eskalační mechanismus, který zajistí procesu rychlé flow," říká Kamil Horák, ředitel pro řešení ekonomických systémů ze společnosti Arbes Technologies.

Workflow umožňuje řízení dvou typů procesů:

• Nákupní proces - Začíná výběrem dodavatele a vytvořením objednávky. Dále pokračuje schválením dle přednastaveného schvalovacího schématu a odesláním dodavateli a končí zpracováním došlé faktury za realizované plnění, jejím zaúčtováním a úhradou. Po celou dobu je hlídána výše plnění schváleného limitu rozpočtu příslušného oddělení. Systém podporuje maximální automatizaci jednotlivých kroků, dynamicky přiděluje úkoly podle zadaných dat v systému a zajišťuje automatické schválení faktury při shodě s již dříve schválenou objednávkou.

• Žádankový proces - Je navíc rozšířen o vazbu na skladové hospodářství. Začíná interním požadavkem žadatele, který specifikuje obsah žádanky výběrem disponibilního zboží ze skladu, a postupným sestavováním žádanky se přidáváním položek průběžně aktualizuje schválený limit čerpání finančních prostředků.

Po schválení přímým nadřízeným je automaticky připravena výdejka k realizaci pracovníkem ve skladu a generován úkol k přepravě a předání objednaného zboží žadateli. Pro opakující se požadavky jsou připraveny šablony.

Veškerá komunikace je bezpapírová a plně digitalizovaná - vzniká tak v rámci obou procesů digitální stopa, prostřednictvím které lze jednoduše a přehledně sledovat, kdo co objednává a schvaluje, kdo si vyžádal doplnění a kdo realizuje výdaje ze skladu a v jakém čase.

Dá se tak zpětně zauditovat, které zboží, v jaké hodnotě a v jakém čase přišlo nebo odešlo do určité organizace.

Článek ARBES Technologies, a.s. ze dne čtvrtek 2. března 2023

Další články od ARBES Technologies, a.s.