Úspěšné e-shopy využívají digitalizaci dokladů

Většina firem, které Forbes zařadil do TOP E-COMMERCE 2022 - žebříčku nejúspěšnějších českých e-commerce hráčů, jsou e-shopy odebírající zboží od stovek dodavatelů. Aby nemusely elektronické doklady ručně kontrolovat, nebo dokonce tisknout a znovu skenovat, využívají systémy, které z dokladů automaticky načtou potřebné údaje.

Automatizace dokladů se do české e-commerce dostala v letech 2014 - 2015 a od té doby se pro velké e-shopy stává standardem. Vůbec nejrozšířenějším systémem pro komunikaci v odběratelsko-dodavatelském řetězci je EDI - elektronická výměna dat.

Díky EDI si firmy automaticky vyměňují objednávky, faktury, dodací listy, ceníky, katalogy zboží, logistické doklady a další. EDI je standardizovaný formát, což společnostem usnadňuje také expanzi do zahraničí. Může sloužit také k digitální archivaci dokumentů, která odpovídá legislativě.

Velkým e-shopům s vlastním skladem usnadňují práci i skladové systémy (WMS - warehouse management system).

WMS systémy pomáhají na několika úrovních:

Navedou skladníky nejkratší cestou ke zboží z objednávek
Zrychlí naskladňování zboží podle zvolené strategie
Po napojení na e-shop automatizují přenos dokladů mezi e-shopem a skladem

Motivace pro zahájení digitalizace je většinou finanční. Firmy ušetří několik pracovních míst a zbaví se chyb způsobených lidskou nepozorností.

Na rovinu to přiznává i provozní ředitel on-line lékárny Pilulka Michal Hanáček: "Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze jednoduše automatizovat. EDI spoustu rutinní práce kolem objednávek, faktur nebo příjmu zboží dělá automaticky a jen za rok 2020 jsme díky tomu ušetřili vysoké miliony korun."

Velcí čeští odběratelé Alza, Datart, Lékárna, Pilulka, Rohlík nebo Spokojený pes už několik let pro výměnu dokumentů využívají řešení ORiON EDI od české společnosti GRiT, která jim pomáhá také s oslovováním a zapojováním nových dodavatelů do projektu.

Výsledkem projektu sestavení prvního historického výběru top hráčů české e-commerce, na kterém Forbes spolupracoval s českou pobočkou Google, je 22 firem, které utváří podobu českého internetového nakupování.

ORiON EDI

ORiON EDI zajišťuje dvě základní úlohy v oblasti elektronické komunikace. V roli tlumočníka provádí překlad zpráv, v roli doručovatele pak zajišťuje distribuci zpráv mezi obchodními partnery.

V aplikaci ORiON zároveň můžete jednoduše a přehledně spravovat a archivovat elektronicky veškeré obchodní a logistické dokumenty, záznamy o transakcích a událostech.

Co je EDI

EDI - tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange), je moderní způsob komunikace mezi obchodními partnery, při které dochází k výměně obchodních, logistických a jiných dokumentů (objednávky, dodací listy, faktury apod.) elektronicky ve strukturovaných formátech. Žádné PDF odeslané e-mailem.

Tyto formáty jsou informační podnikové systémy (ERP) schopny načíst automaticky bez nutnosti ručního přepisování. Výměna těchto zpráv probíhá obvykle přes zabezpečené komunikační kanály s vysokou mírou zpětné vazby.