Automatizace zpracování objednávek zrychluje a zjednodušuje celý nákupní proces

Digitalizace a s tím spojená automatizace je v procesování nákupu stále větším trendem. Většina firem zde má však velké rezervy a jen 5% respondentů v průzkumech uvádí, že mají vysoce automatizované elektronické schvalování objednávek a faktur.

Zbytečně drahé nákupy a chybějící informace o čerpání rozpočtu - to jsou hlavní důvody, proč se Parfumerie Douglas rozhodla od června 2020 využívat nový cloudový nástroj na automatizaci nákupu od společnosti GRiT. Evropská jednička na trhu parfumerií se stala pilotním zákazníkem této služby.

Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači.

"Dosud jsme se potýkali s příliš drahými nákupy. Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky. Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili. Když nyní zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá," říká Tereza Trunečková, Controlling & Reporting Manager ve společnosti Parfumerie Douglas.

Aby těmto komplikacím zabránili, domluvili se s firmou GRiT na vývoji řešení na automatizaci nákupu. Douglas už totiž využívá iNVOiCE FLOW, nástroj od GRiTu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit.

"Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. iNVOiCE FLOW z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou. Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý schvalovací proces výrazně urychlí. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na iNVOiCE FLOW," doplňuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka iNVOiCE FLOW ve společnosti GRiT.