iNVOiCE FLOW výrazně zrychluje zpracování přijatých faktur

Management 3E Projekt se rozhodl nahradit papírové doklady elektronickými a vše dělat automaticky pomocí cloudové služby iNVOiCE FLOW, která umožňuje automatizované zpracování přijatých faktur. Společnost tak ušetřila 2 nová pracovní místa a výrazně zrychlila zpracování dokladů.

Ještě před rokem chodila do společnosti 3E Projekt, která se zabývá pronájmem nemovitostí, provozem restaurací, kasin a franšíz, část faktur poštou. Recepční je naskenovala a vložila do informačního systému Premier. Účetní ručně opsaly údaje a teprve poté faktury zaúčtovaly. Celý proces byl neefektivní a zaměstnanci při něm často chybovali.

"Vybrali jsme si cloudovou službu iNVOiCE FLOW od firmy Grit. Už z dřívějška jsme měli s tímto dodavatelem dobrou zkušenost, protože používáme jeho řešení ORION, který nám zajišťuje EDI komunikaci. Jak roste náš byznys, narůstá i množství přijatých faktura a díky iNVOiCE FLOW jsem nemuseli obsadit dvě nová pracovní místa. Také jsme odstranili lidské chyby a faktury už nepotřebujeme skladovat fyzicky. Máme je v iNVOiCE FLOW v elektronickém archivu," říká Šárka Macurová, výkonná ředitelka společnosti 3E Projekt.

Po nasazení iNVOiCE FLOW se kompletně změnil systém práce. Faktury si nyní nechávají v 3E Projekt posílat pouze elektronicky. Umělá inteligence v iNVOiCE FLOW z PDF a dalších souborů automaticky vytěží údaje, takže odpadá přepisování.

Zodpovědné osoby faktury elektronicky schválí a pak účetní jednoduše odešlou dokumenty do informačního systému.

Řešení iNVOiCE FLOW má i řadu dalších funkcí - např. umožňuje rozúčtování položek na libovolná nákladová střediska nebo přiložení dokumentů jako výkazy, dodací listy nebo fotky. Firmy mají přehled o svých závazcích a systém za ně hlídá data splatnosti.

Hlavní funkce iNVOiCE FLOW pro automatizaci zpracování přijatých faktur:

sjednocení příjmu faktur a automatické vytěžení údajů z přijatých daňových dokladů
validace faktury včetně možnosti rozúčtování položek na různá nákladová střediska
import dat připravených k zaúčtování do ERP informačního systému
uživatelsky nastavitelné elektronické schvalovací workflow
důvěryhodná elektronická archivace