Projekt elektronické výměny dokladů Lidl - Henkel získal ocenění v soutěži EDIZone

Odborný portál EDIZone každoročně oceňuje firmy a projekty, které inovují obchodní a logistické procesy pomocí automatizace a elektronizace. Elektronickou výměnu obchodních dokladů ve strukturovaných EDI zprávách začaly obě firmy společně řešit již v říjnu 2019.

V letošním ročníku bodovaly především projekty velkých společností, které automatizovaly komunikaci s obchodními partnery. Podobné projekty se v roce 2020 kvůli pandemii staly klíčovými napříč obory.

Absolutním vítězem se letos stal projekt společnosti Henkel, která spolupracuje s Lidlem a dodává mu například kosmetiku, prací prášky a další zboží. Obě společnosti nově řeší vzájemnou obchodní komunikací výhradě přes systém EDI.

Faktury a objednávky si posílají strukturovanou elektronickou formou, což výrazně urychluje obchodní proces a těží z toho obě firmy.

"My v Henkelu díky EDI rychleji zpracujeme objednávky a nedochází k záměně zboží, což je výhodou pro zákaznický servis. V Lidlu zase díky EDI fakturám nemusí doklady ručně přepisovat - faktura se jim automaticky načte a propíše do podnikového systému," říká Eva Malíková, EDI/ECR Project Manager ve firmě Henkel.

"Automatizace výměny dokladů šetří náklady, umožňuje rychleji odbavovat více zakázek a omezuje papírové doklady, což mimo jiné umožňuje poslat zaměstnance na home office. Firmy, které tyto systémy používají, měly velkou výhodu už při prvním březnovém lockdownu," říká Ladislav Chovítek z redakce EDIZone.cz.

Do finále se dostal také projekt Parfumerie Douglas, díky kterému automatizovali nákupní proces. Dříve se potýkali s obtížně dohledatelnými dokumenty nebo s příliš drahými nákupy. Proto zavedli řešení od společnosti Grit.

Systém řídí schvalovací proces objednávek, odesílá objednávky dodavatelům a automaticky zpracovává přijaté faktury. V Douglasu díky tomu zrychlili nákup a mají lepší kontrolu nad rozpočty jednotlivých oddělení.

Posledním finalistou je projekt firmy Smart Comp., která zavedla řešení pro automatické zpracování a schvalování přijatých faktur pomocí umělé inteligence. Systém jménem Invoice Flow vyčte údaje z každé přijaté faktury, pošle fakturu na schválení a poté tyto údaje sám přepíše do podnikového systému.

"Systém Invoice Flow šetří našemu fakturantovi asi třetinu pracovní doby, takže přibližně 50 hodin práce měsíčně," říká Šárka Pavelková, hlavní účetní společnosti Smart Comp. Společnost Smart Comp. je poskytovatelem internetového připojení pod značkou Netbox a internetové televize pod značkou Kuki.

Letošní ceny EDIZone dokazují, že pandemie koronaviru přináší také pozitivní efekty a čím dál více firem se věnuje digitalizaci a zefektivňování svých obchodních procesů.

V roce 2021 v tomto směru očekáváme ještě větší rozmach a předpokládáme, že se do digitální transformace zapojí i firmy, které doposud spíše vyčkávaly.

Letos se vyhlášení cen kvůli koronaviru preventivně přesunulo do on-line prostředí a proběhlo formou interaktivní prezentace.